R: Debemos considerar 5 puntos principales:

1.- Guion:  debe contener las partes de la presentación y los mensajes claves correspondientes.

2.- Técnicas: por cada momento c y mensaje clave se puede:

● asociar un elemento gráfico destacado.

● repetir este mensaje para reforzarlo, especialmente al final de esa parte.

3.- Entrada y salida de un tema: se podría nacer con una breve introducción, pero es importante hacerlo con una expresión llamativa de asombro u otro tipo, modelando la atención del auditor.

4.- Nunca dejar de guiar a la audiencia: se puede emplear  el índice y elementos visuales.

5.- Otros recursos a emplear: tanto  el humor como la ironía son una herramienta para conectar emocionalmente y hacerlo más entretenido y liviano, pero también un poderoso recurso para potenciar un mensaje. Contar historias breves que ilustren. Hacer preguntas retóricas. Ocupar el silencio y las pausas para la reflexión del receptor. Hacer encuestas o dinámicas muy breves. 

R: Depende mucho del tema, pero una presentación ejecutiva idealmente debería demorar entre 20 y 30 minutos. Esto porque los ciclos de concentración promedio se dan en ese rango de tiempo. 

En cuanto a las ideas, máximo 3 ideas generales. Un exceso de ellas, genera confusión en la audiencia.

R: Primero, este  tema no se relaciona directamente con  los reportes o presentaciones, y entra en el ámbito de  la persuasión.

Recomendaciones:

1.- Establecer una necesidad, donde podemos contar una o varias experiencias donde quede claro por qué se necesita el servicio.

2.- Debemos mostrar el servicio en acción y cómo resuelve el problema de manera efectiva y costo-efectiva, dando evidencias, datos, e idealmente algún caso de uso exitoso. Aquí se pueden incluir testimonios de clientes y su recomendación. Al final de esta parte, podemos dar una breve referencia de las credenciales, formación y clientes actuales.

3.- En la tercera parte podemos incluir el presupuesto y las condiciones comerciales. Siempre es importante mostrar flexibilidad en cuanto a plazos y formas de pago y opciones de precios más bajos por menos servicios.

R: Por lo general, la norma sería:

 ● Entre 1 y 2 minutos por diapositiva.

 ● Diapositivas con más información entre 2 y 4 minutos.

 ● Si hay un tema de fondo que influye sobre toma de decisiones relevantes, podemos presentar entre 2 y 3 minutos, luego plantear las alternativas de decisión, y abrir el tema a discusión, que podría durar 30 minutos o incluso hasta 1 hora, dependiendo del tema.

En cuanto a las ideas, máximo 3 ideas generales. Un exceso de ellas, genera confusión en la audiencia.

R: El diseño es importante en las presentaciones, ya que debe potenciar la historia que queremos contar y ayudar al receptor a seguir nuestro relato, destacando los mensajes claves y haciendo la comunicación más efectiva. El diseño nunca debe distraer de lo importante que queremos decir y de aquello que interesa a la audiencia.

R: El diseñador nos ayudará a lograr el mejor resultado gráfico y esquemático potenciando la efectividad visual de nuestra comunicación, pero el diseño por sí mismo no define lo importante como es que  el tema, el objetivo, la audiencia, el medio, los mensajes adecuados, el guión, el orden, la redacción, la revisión, etc. No se puede realizar un buen diseño si los insumos de contenido son de mala calidad.

R: Hay dos cosas que se pueden hacer:

1.- Buscar reportes y presentaciones de buena calidad, según lo expuesto en este webinar.

2.- Revisar presentaciones que se hayan hecho antes y con las que no quedamos conformes o tenemos dudas, y podemos ver posibles errores para que la próxima vez el resultado sea superior.

R: Siempre es más el tiempo que se pierde en mejorar una mala presentación o reporte, que el que se gana haciendo una presentación o reporte bien desde el principio.

Dos consejos prácticos:

1.- Tener formatos preparados o plantillas para reportes o presentaciones, incluso para los informes especiales se puede crear un formato fijo que se puede adaptar. Esto generará un catálogo de formatos de reportes, que dará una línea gráfica y visual a nuestros informes.

2.- Tratar de automatizar los reportes, programando y vinculando las aplicaciones adecuadas para esto. Esto nos puede ayudar a generar datos, gráficos y contenidos más rápido. No obstante esto, siempre es importante dar una mirada comunicacional.

R: En general, existen dos tipos de reportes: informativos y analíticos. Efectivamente, en los reportes informativos debemos limitarnos a presentar los datos sin interpretar ni opinar. Podemos informar y ayudar al receptor a “navegar” mejor por nuestro tema, y hacer que su viaje sea más placentero y cómodo, sin sesgar su percepción.
Si mantenemos la objetividad, el juicio que la persona haga sobre ese destino solo lo puede hacer él y no nos compete, sobre todo si es un reporte o presentación informativa.

R: Para garantizar la calidad profesional de nuestros reportes y presentaciones es importante nunca dar interpretaciones que no se fundamenten en evidencias que las sustenten. Por otro lado, en entornos formales, nunca es recomendable dar opiniones y menos en reportes o presentaciones. Informalmente, si nos piden nuestra opinión la podemos dar a título personal si resulta prudente, y por supuesto, fundamentando con datos, información y hechos.

R: Siempre recomiendo trabajar con un diseñador, para asegurar la calidad gráfica de reportes y presentaciones, pero en los últimos años han surgido muchas aplicaciones. Desde luego está el clásico PowerPoint, que incluso ahora sugiere diseños, y las versiones de Google Slides y Keynote de Apple.. 

También hay varias aplicaciones que permiten animar las presentaciones, como Prezi, Visme, Genially y Beautiful.ai, entre otros. Son buenas herramientas, pero recomendaría tener cuidado con la pirotecnia de recursos visuales, que pueden distraer a la audiencia del mensaje, el contenido y de lo que queremos decir y lograr. 

Si es que no se cuenta con recursos para contratar un diseñador (siempre lo más recomendable), en cuanto a herramientas para generar elementos visuales, recomiendo mucho la plataforma Canva, que es muy intuitiva. 

También si se busca diseñadores top a precios accesibles, recomiendo la plataforma DesignCrowd, que permite acceder a cientos de diseñadores excelentes por muy buenos precios y en tiempos récord. Eso sí, es importante hacer un buen brief (la plataforma lo incluye, previo a invitar a los diseñadores a competir por llevarse el proyecto). 

R: Si, habitualmente apoyo a empresas a hacer reportes, cuando lo solicitan.

R: Si, realizo cursos y talleres a equipos de empresas e instituciones, los cuales están enfocados en el desarrollo de habilidades de comunicación efectiva en la realización de reportes y presentaciones, logrando muy buenos resultados.